Datenschutz

Verantwortlicher

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter e.bircan@outlook.de.

Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine optional angegebene Organisation, das gewählte Thema und Ihre Nachricht. Zusätzlich werden technische Anfragedaten, insbesondere die für die Missbrauchs- und Rate-Limit-Prüfung benötigte IP-Adresse, Request-Metadaten, Zeitpunkte und Rate-Limit-Zähler, verarbeitet.

Die Übermittlung über das Kontaktformular ist freiwillig. Name, E-Mail-Adresse, Thema, Nachricht und Datenschutz-Kenntnisnahme sind erforderlich; Organisation ist optional. Ohne diese Pflichtangaben kann das Formular nicht abgesendet und die Anfrage über diesen Kanal nicht bearbeitet werden. Alternativ können Sie uns direkt per E-Mail schreiben; auch dann lässt sich die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht vollständig vermeiden.

Die Angaben werden verwendet, um Anfragen zu beantworten, Beta- und Produktanfragen zu besprechen, auf Ihren Wunsch vorvertragliche Schritte einzuleiten sowie Missbrauch zu erkennen und den Kontaktweg technisch abzusichern. Soweit Sie ausdrücklich die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen anfragen, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Beantwortung sonstiger Beta- und Produktanfragen sowie die Missbrauchsprävention beruht sie auf unserem berechtigten Interesse an Kommunikation und sicherem Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung.

Für die Übermittlung wird Resend als E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Die Anfrage wird an das konfigurierte Betreiber-Postfach weitergeleitet; Ihre E-Mail-Adresse wird dort ausschließlich als Reply-To für eine mögliche Antwort gesetzt. Das Kontaktformular erzeugt keinen Datensatz in der Anwendungsdatenbank. Resend und das Betreiber-Postfach verarbeiten und speichern die E-Mail sowie die darin enthaltenen Angaben dennoch im Rahmen der Übermittlung und Bearbeitung.

Für das Betreiber-Postfach gilt: Kontaktkorrespondenz wird gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Rückfragen oder Anschlusskommunikation mehr zu erwarten sind. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn vorvertragliche oder vertragliche Zusammenhänge, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Nach Ende des jeweiligen Zwecks oder der maßgeblichen Frist werden die Nachrichten gelöscht. Eine automatisierte Postfach-Löschung ist derzeit nicht als operativ umgesetzt nachgewiesen.

Nach der aktuellen Resend-Dokumentation bewahrt Resend E-Mail-Daten grundsätzlich 30 Tage auf. Für Enterprise-Tarife ist eine flexible Aufbewahrungsdauer möglich. Keine abweichende Enterprise-Konfiguration ist für den PharmaFleet-Account operativ verifiziert. Weitere Informationen enthält der Resend-Hinweis zur Datenaufbewahrung. Davon getrennt gilt nach dem aktuellen Resend-DPA (Stand: 31.12.2025): Resend verarbeitet Kundendaten, solange die Vereinbarung aktiv ist, und löscht Nutzer- und Kundendaten innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung des Kontos. Resend ist ein Anbieter mit Sitz in den USA. Nach dem vom Anbieter veröffentlichten Data Processing Addendum findet die primäre Verarbeitung in den USA statt; als Schutzmechanismen beschreibt Resend unter anderem EU-Standardvertragsklauseln und das EU-U.S. Data Privacy Framework. Weitere Informationen enthält das Data Processing Addendum von Resend. Die konkrete DPA-Annahme, Unterauftragsverarbeiter, SCC-Konfiguration, EU-Region-Routing und Absenderdomain des PharmaFleet-Accounts sind für diesen Beta-Stand nicht operativ verifiziert; diese Angaben behaupten keine abschließende rechtliche Prüfung der konkreten Konfiguration.

Verarbeitete Daten

Im Beta-/Pilotbetrieb können insbesondere Accountdaten, Organisations- und Rolleninformationen, technische Sitzungsdaten, Audit- und Sicherheitslogs, Touren-, Fahrt-, Stop-, Scan- und Proof-of-Delivery-Daten sowie hochgeladene Dokumente oder Dateien verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient dem Betrieb der Plattform, der Authentifizierung, der Mandanten- und Rollenverwaltung, der Ausführung und Nachvollziehbarkeit von Logistik-Workflows, der Fehleranalyse, der Missbrauchsprävention und der technischen Sicherheit.

Rechtsgrundlagen sind, je nach Nutzungskontext, die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigte Interessen am sicheren Plattformbetrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Technische Dienste

Für Hosting, Datenbank, Dateispeicherung, E-Mail-Versand, Karten-/Routingfunktionen, Rate-Limiting und Betriebssicherheit können technische Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere Vercel, Datenbank-/Redis-Infrastruktur, Resend und Google Maps/Routes. Dabei werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet.

Eine finale Aufstellung der Auftragsverarbeiter, etwaiger Drittlandübermittlungen und Vertragsgrundlagen wird vor einer externen produktiven Nutzung ergänzt und rechtlich geprüft.

Cookies und lokale Speicherung

PharmaFleet verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speicherungen für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, CSRF-Schutz und aktive Organisationsauswahl. Diese Funktionen sind für den sicheren Betrieb der Plattform erforderlich.

Ein Tracking- oder Marketing-Cookie-Banner wird aktuell nicht angezeigt, weil im Beta-/Pilotbetrieb keine nicht notwendigen Marketing- oder Analyse-Cookies eingesetzt werden.

Speicherdauer und Rechte

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Beta-/Pilotbetrieb, Sicherheitsnachweise, Audit-Trails, Fehleranalyse oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Technische Betriebsdaten unterliegen internen Retention-Regeln.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Sie können sich insbesondere an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, wenden: poststelle@datenschutz.hessen.de.

Stand dieser Datenschutzhinweise: 10.07.2026.